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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei einem Besuch dieser Website und der Nutzung ihrer Funktionen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist Aicorvia, Einzelunternehmen (Inhaberin: Shirin Karimi), Mittelweg 6, 21521 Aumühle bei Hamburg, Deutschland. Sie erreichen uns über die im Kontaktbereich dieser Website sowie im Impressum angegebene Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

2. Ihre Rechte

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (siehe Abschnitt 11)

Um diese Rechte auszuüben oder bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie uns an privacy@aicorvia.de

3. Server-Logfiles

Diese Website läuft auf einem Server, den wir von der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, mieten und selbst betreiben; der Server steht in einem Rechenzentrum in Finnland (EU). Auch unser E-Mail-Postfach wird auf diesem Server betrieben. Der Webserver erfasst und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören in der Regel Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschließlich dem technischen Betrieb und der Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

5. Schriftarten und Bilder

Alle Schriftarten (die Schrift „Vazirmatn“ für die persische Fassung) und alle Bilder dieser Website liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite baut Ihr Browser daher keine Verbindung zu Servern Dritter wie Google Fonts oder Bilddiensten auf; zu diesem Zweck werden keine Daten an Dritte übermittelt.

6. Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Ihren Firmennamen und Ihre Nachricht sowie den Zeitpunkt der Übermittlung und Ihre IP-Adresse. Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen). Die IP-Adresse speichern wir nur, um Missbrauch des Formulars zu erkennen und abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); sie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Ihre Anfrage wird in unserer Datenbank auf unserem Webserver (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gespeichert und, sofern eingerichtet, an unser eigenes Postfach weitergeleitet. Wir löschen Ihre Anfrage automatisch 180 Tage nach Ihrem letzten Kontakt mit uns (letzte Nachricht, Kontaktanfrage im Chat oder gebuchter Termin). Zwei Wochen vorher erhalten Sie eine E-Mail mit dem Löschdatum, in der Sie uns bitten können, die Daten zu behalten (z. B. bei einem laufenden Projekt) oder sofort zu löschen; die Löschung bestätigen wir Ihnen per E-Mail. Nehmen wir Ihre Anfrage auf (Kontaktformular, bestätigte Kontaktanfrage im Chat oder Terminbuchung), können wir sie in unsere Kundenverwaltung (CRM) auf demselben Server übernehmen: Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Firma und Position, Notizen zu unseren Gesprächen und Terminen sowie ein mögliches Projekt mit geschätztem Wert und Stand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Für diese CRM-Einträge gilt dieselbe 180-Tage-Regel ab unserer letzten Aktivität mit Ihnen, einschließlich der E-Mail-Benachrichtigung. Kommt ein Vertrag zustande, ist die dazugehörige Korrespondenz ein Geschäftsbrief, den wir 6 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres aufbewahren müssen (§ 147 Abs. 1 und 3 AO; Rechnungen bewahren wir 8 Jahre in unserer Buchhaltung auf). In dieser Zeit wird sie archiviert und nur für diese gesetzliche Pflicht verwendet (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) und danach automatisch gelöscht. Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Art. 17 DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Dasselbe gilt für das Formular „Fragen zur Rechnung“ (billing.html): Dort verarbeiten wir zusätzlich die angegebene Rechnungs- und Kundennummer sowie das Thema und nutzen sie nur zur Beantwortung Ihrer Frage zur Rechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

7. Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre gewählte Sprache und den Zeitpunkt der Anmeldung. Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink und werden erst nach dessen Aufruf in den Verteiler aufgenommen. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können — z. B. über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder durch eine Nachricht an uns. Zum Schutz des Formulars vor Missbrauch speichern wir vorübergehend einen pseudonymisierten, mit einem geheimen Schlüssel gehashten Wert Ihrer IP-Adresse, der gelöscht wird, sobald er nicht mehr benötigt wird (in der Regel innerhalb von 24 Stunden).

8. Chat-Assistent

Auf dieser Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an, als Chatfenster auf jeder Seite und als eigene Seite (chat.html). Er wird erst aktiv, wenn Sie ihm eine Nachricht senden. Ihre Nachrichten werden an unseren Server übermittelt und zusammen mit den Inhalten dieser Website an Anthropic (Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA) weitergeleitet, um eine Antwort zu erzeugen. Anthropic kann diese Daten in den USA verarbeiten; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) von Anthropic sind. Laut den geschäftlichen Bedingungen von Anthropic werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet; Details: https://www.anthropic.com/legal/privacy. Um den Gesprächsverlauf zu erhalten, setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (aicorvia_chat), das beim Schließen des Browsers gelöscht wird; der Verlauf selbst wird nur in dieser serverseitigen Sitzung gehalten, nach kurzer Inaktivität verworfen und nicht in unserer Datenbank gespeichert. Zur Missbrauchsabwehr speichern wir vorübergehend einen pseudonymisierten Wert Ihrer IP-Adresse (siehe Abschnitt 7). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Fragen von Besuchern effizient zu beantworten). Kontaktanfragen: Wenn Sie den Assistenten bitten, dass wir Sie kontaktieren, und dem im Chat zustimmen, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Firma und Telefonnummer (falls angegeben), eine Zusammenfassung Ihres Anliegens, die Angaben zu Ihrem Vorhaben, die Sie im Chat gemacht haben (etwa Branche, Unternehmensgröße, Zeitrahmen und Budget), eine Einschätzung des Assistenten, wie dringend die Anfrage ist (damit wir dringende Anfragen zuerst beantworten können; sie hat Ihnen gegenüber keine rechtliche oder ähnliche Wirkung), und Ihre Einwilligungsnachricht und senden einen Bestätigungslink an diese E-Mail-Adresse, damit niemand eine Anfrage im Namen einer anderen Person stellen kann. Erst wenn Sie den Link öffnen, leiten wir Ihre Anfrage per E-Mail an unser Team weiter, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); nicht bestätigte Anfragen werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Wir löschen diese Daten nach denselben Regeln wie Anfragen über das Kontaktformular, einschließlich der E-Mail-Benachrichtigung zwei Wochen vorher (siehe Abschnitt 6). Terminbuchung: Sie können im Chat einen kostenlosen Microsoft-Teams-Beratungstermin buchen; sobald Sie dort Datum, Uhrzeit, Name und E-Mail-Adresse bestätigen, wird die Buchung gespeichert und wie in Abschnitt 9 beschrieben verarbeitet. Buchungsstatus: Wenn Sie nach einer Terminbuchung fragen, zeigt der Assistent im Chat nichts an; gibt es anstehende Buchungen für die angegebene E-Mail-Adresse, senden wir deren Details ausschließlich an diese Adresse. Nutzungsstatistik: Zu jeder beantworteten Nachricht speichern wir eine Statistik ohne den Nachrichtentext: ob das Chatfenster oder die Chat-Seite genutzt wurde, die Sprache, das KI-Modell, die Zahl der verarbeiteten Tokens und die daraus entstehenden Kosten, ob eine Kontaktanfrage gestellt wurde, ob der Website-Inhalt eine Antwort enthielt (falls nicht, ein kurzes Thema der Frage ohne personenbezogene Daten) sowie Ihre Bewertung, wenn Sie „hilfreich“ oder „nicht hilfreich“ anklicken. Um Besucher pro Tag zu zählen, verwenden wir einen aus Ihrer IP-Adresse abgeleiteten Wert mit einem zufälligen Schlüssel, der nach einem Tag gelöscht wird, sodass er danach nicht mehr auf Sie zurückgeführt werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, den Assistenten zu verbessern und seine Kosten im Blick zu behalten); die Statistik wird nach 12 Monaten gelöscht. Optionales Gedächtnis: Nur wenn Sie auf der Chat-Seite „Beim nächsten Besuch an mich erinnern“ aktivieren, setzen wir ein Cookie (aicorvia_memory, gültig für ein Jahr) und speichern in unserer Datenbank kurze, von der KI aus Ihren Gesprächen erstellte Notizen zu Ihren Interessen (ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer), damit der Assistent beim nächsten Mal anknüpfen kann. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Option ausschalten; Notizen und Cookie werden dann sofort gelöscht, andernfalls werden die Notizen nach 12 Monaten ohne Nutzung gelöscht. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten ein.

9. Terminbuchung für Microsoft Teams

Auf unserer Seite „Beratungstermin buchen“ können Sie direkt bei uns einen Videotermin über Microsoft Teams buchen. Dabei verarbeiten wir das gewählte Datum und die Uhrzeit, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Firmennamen und Ihre Nachricht, die gewählte Sprache sowie den Zeitpunkt der Buchung. Wir nutzen diese Daten, um den Termin zu organisieren und durchzuführen, Ihnen eine Bestätigung mit Microsoft-Teams-Link, Kalendereinladung und Absage-Link per E-Mail zu senden und uns selbst über die Buchung zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Sie können auch in unserem Chat-Assistenten buchen (Abschnitt 8): Er fragt dieselben Angaben ab, zeigt sie Ihnen zur Bestätigung und speichert die Buchung erst nach Ihrer Zustimmung; zusätzlich speichert er eine kurze Notiz zu Ihrem Anliegen aus dem Gespräch als Nachricht zur Buchung. Vor dem Termin senden wir Ihnen Erinnerungs-E-Mails (24 Stunden und 1 Stunde vorher) mit dem Teams-Link und einem Absage-Link, auf derselben Rechtsgrundlage. Die Daten werden in unserer Datenbank auf unserem Webserver (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gespeichert; anderen Besuchern werden nur die belegten Uhrzeiten angezeigt – nie, wer sie gebucht hat –, damit ein Termin nicht doppelt vergeben wird. Sie können jederzeit über den Link in Ihrer Bestätigungs- oder Erinnerungs-E-Mail absagen; Ihre Buchung wird dann sofort gelöscht. Andernfalls werden Buchungen nach den in Abschnitt 6 beschriebenen Regeln gelöscht — frühestens 180 Tage nach dem Termin, mit einer E-Mail-Benachrichtigung zwei Wochen vorher. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir vorübergehend einen pseudonymisierten, aus Ihrer IP-Adresse abgeleiteten Wert (siehe Abschnitt 7). Das Gespräch selbst findet über Microsoft Teams statt, angeboten von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Bei der Teilnahme verarbeitet Microsoft Ihren Anzeigenamen, Ihre IP-Adresse und Gerätedaten sowie – sofern Sie diese aktivieren – Audio und Video; eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA ist möglich, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Wir zeichnen Gespräche nicht auf. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com. [Have a lawyer confirm the legal basis and role of Microsoft for the Teams plan you use.]

10. Kommunikation per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder mit uns telefonieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Kommunikation, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und unsere Geschäftsbeziehung zu pflegen. Sind Sie in unserer Kundenverwaltung (CRM, siehe Abschnitt 6) als Kontakt erfasst, ordnen wir E-Mails zwischen Ihnen und uns automatisch Ihrem Kontakteintrag zu: Gespeichert werden Absender, Empfänger, Datum, Betreff, der Text der E-Mail und die angehängten Dateien (Bilder im Text wie Logos ausgenommen). Zu Telefonaten notieren wir Datum, Uhrzeit, Dauer, Ihre Telefonnummer und eine kurze Gesprächsnotiz; Gespräche werden nicht aufgezeichnet. E-Mails von Absendern, die nicht in unserer Kundenverwaltung erfasst sind, werden dort nicht gespeichert; wir halten lediglich Absenderadresse, Name, Betreff und Datum höchstens 30 Tage vor, um entscheiden zu können, ob wir einen Kontakt anlegen. Ausgenommen sind Rechnungen: Eingehende E-Mails mit einer Rechnung (E-Rechnung oder als Rechnung bezeichnete PDF-Datei bzw. Foto) speichern wir mit Absender, Betreff, Datum und Dateien unabhängig vom Absender, um unsere Eingangsrechnungen zu erfassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG; als Einkauf erfasste Rechnungen bewahren wir zehn bzw. acht Jahre auf, andere werden 30 Tage nach unserer Prüfung gelöscht. Die Daten liegen auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 3). Soweit wir ein Postfach bei Microsoft 365 nutzen, verarbeitet die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, die E-Mails als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA ist möglich, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten, unsere Korrespondenz nachvollziehen zu können und Kunden gut zu betreuen). Aus diesen Daten erstellen wir einfache Statistiken (z. B. Anzahl der Nachrichten und wie schnell wir antworten). Nur auf unseren ausdrücklichen Klick hin können wir den Verlauf eines Kontakts außerdem vom KI-Dienst von Anthropic (siehe Abschnitt 8) zusammenfassen lassen, um Anliegen und offene Punkte schneller zu erfassen; E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Ihr Name werden vorher durch Platzhalter ersetzt, und die Zusammenfassung trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlicher Wirkung für Sie. Die Daten werden mit Ihrem Kontakteintrag nach den in Abschnitt 6 beschriebenen Regeln gelöscht (bei Kunden sowie bei Lieferanten, bei denen wir eingekauft haben, nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist). Der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für unseren Sitz zuständige Aufsichtsbehörde ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, https://www.datenschutzzentrum.de.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.